Tampilkan postingan dengan label Computer. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Computer. Tampilkan semua postingan
Mail Merge, Apa itu?

Mail Merge, Apa itu?

Banyak orang yang mengatakan bahwa mail merge itu adalah surat massal dan ada juga yang menyebutnya dengan sebutan cetak gabung. Secara sederhana mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu yang dibuat di dalam microsoft word. Artinya, kita memasukan data ke dalam file micorosoft word dari file lain seperti dari microsoft excel, outlook atau acces.

Mail Merge

Mari perhatikan ilustrasi dibawah ini!

mail merge


Dari ilustrasi gambar diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut:
File Induk (Main Document): adalah sebuah file yang berisikan naskah yang isinya tidak akan berubah pada saat proses penggabungan. Hal ini diebabkan karena file induk diketik secara manual.

File Data (Data Source): sebuah file yang berisikan data pendukung yang akan disisipkan ke dalam naskah file induk. File data bisa berupa tabel yang dibuat dalam microsoft word, lembar kerja microsoft excel, atau pun database yang dibuat dari software DBMS seperti Microsoft Acces atau dBaseIII+.

apa itu mail merge

Hasil Gabungan: merupakan hasil penggabungan dua file tersebut (lihat gambar diatas!). FIle hasil penggabungan bisa dicetak langsung (print out) atau disimpan sebagai data baru atau file baru yang memungkinkan dicetak ditempat lain.

Apa yang bisa dilakukan oleh Mail Merge?

Banyak hal yang bisa dilakukan dengan fasilitas mail merge. Fungsi mail merge memungkinkan user dapat membuat beberapa dokumen seperti pemberitahuan nilai ujian, pembuatan sertifikat atau piagam penghargaan, pembuatan slip gaji, surat tagihan, surat pengiriman barang, surat ekspedisi, surat pemberitahuan hutang dan lain-lain.

Untuk dapat menggunakan fasilitas mail merge, diharuskan membuat dua buah file yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source).

Dokumen utama berisi teks, naskah atau hal lain yang tidak berubah dari dokumen yang akan dikirim, sedangkan sumber data berisi data atau informasi yang berubah dari dokumen yang akan dikirim (misalnya: nama penerima, alamat yang dituju).

Contoh Penggunaan Mail Merge

Pada tutorial mailing list memanfaatkan fungsi mail merge ini saya akan mengambil ilustrasi kegiatan dalam aktivitas kantor. Perhatikan ilustrasi dibawah ini!.
Kabag keuangan PT. Damai Sentosa akan mengirimkan surat pemberitahuan gaji karyawan yang berisi:
  1. Nomor Register Pegawai
  2. Nama Pegawai
  3. Jabatan
  4. Jam Kerja Efektif
  5. Potongan Gaji
  6. Pajak
  7. Jumlah Total Gaji.
Surat pemberitahuan akan ditujuan kepada seluruh karyawan di Perusahaan tersebut yang berjumlah 36 orang.

Contoh soal diatas dapat kita uraikan bahwa ada dua dokumen yang dibutuhkan oleh kabag keuangan yang pertama data source dan kedua main document. Data source akan dibuat menggunakan microsoft excel sementara main document akan dibuat menggunakan microsoft word.
Fungsi Mail Merge Microsoft Word

Fungsi Mail Merge Microsoft Word

Fungsi mail merge di Microsoft Word sangat ampuh untuk mempermudah pekerjaan kita di Kantor terutama dalam membuat surat dalam jumlah yang banyak dengan masing-masing penerima. Artinya, dalam surat tersebut terdapat banyak penerima seperti pemberitahuan tagihan, undangan pernikahan, pemberitahuan pembayaran pajak dan lain-lain.

Mail merge juga dapat digunakan dalam penomoran surat otomatis di Microsoft Word tanpa ada harus memasukan nomor surat secara manual. Namun dalam langkah pembuatan nomor surat otomatis di Microsoft Word diperlukan tahapan yang sedikit rumit dan tingkat kesuksesannya hanya 50%.

Fungsi Mail Merge Microsoft Word

fungsi mail merge
Pada tutorial microsofr word kali ini, saya akan membagikan pengalaman saya dalam membuat fungsi mail merge microsoft word bekerja tanpa mengalami eror atau kendala karena setiap kesalahan langkah akan membuat mail merge tidak akan bekerja dengan baik maka diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam pembuatannya.

Sebelum memasuki inti persoalan, mari kita cari tahu dulu apa sih sebenarnya fungsi sebenarnya dari mail merge. Yuk disimak!
  1. Mail Merge adalah fasilitas dalam microsoft word yang memungkinkan user menggabungkan dua file berbeda menjadi satu file utuh.
  2. Mail Merge adalah kemampuan komputer merekam data dari 2 sumber yang berbeda.

Dua fungsi khusus mail merge diatas dapat kita jabarkan lagi menjadi beberapa fungsi umum sesuai dengan tujuan penggunaannya. Manfaat mail merge microsoft word sangat luar biasa.

Berikut adalah beberapa manfaat mail merge:
  • Mempermudah pekerjaan kantor
  • Menghindari kesalahan input data
  • Lembar kerja dapat diedit
  • Administrasi lebih rapi

Sebenarnya masih banyak manfaat lain yang bisa anda dapatkan dari penggunaan fungsi mail merge yang tidak saya jabarkan disini.

Persiapan Sebelum Membuat Mail Merge

Ada 2 faktor yang harus diperhatikan sebelum Anda membuat mail merge yaitu Sumber Data dan Master Document.

Sumber data (Data Source) adalah dokumen yang berisi data yang sama yang digunakan sebagai sumber untuk dokumen master. Sedangkan master dokumen adalah data yang isinya khusus untuk masing-masing penerima.

Ketika anda akan memanfaatkan fungsi mail merge microsoft word, maka dua dokumen penting ini tidak boleh terlewatkan. Artinya dua dokumen tersebut wajib dibuat.
Dalam artikel ini akan dijelaskan langkah demi langkah cara membuat data source dan master dokumen. Untuk tutorial fungsi microsoft lainnya silahkan baca: Fungsi Break Ms Word.

Membuat Data Source Untuk Mail Merge

Data Source atau sumber data sering disebut juga dengan database berupa data asli yang akan di import dokumen lain yang menggunakan fasilitas mail merge bisa kita buat dengan dua cara.
  1. Cara pertama, bisa langsung dibuat di dokumen penerima
  2. Cara kedua, dibuat terpisah dengan dokumen penerima

Tips:
Saya lebih menyarankan cara yang kedua dalam membuat sumber data dengan menggunakan Ms Excel atau Outlook. Baca artikel kami: Mail Merge, Apa itu?

Demikian uraian singkat tentang fungsi mail merge ini dibuat dan akan terus saya update langkah demi langkah membuat mail merge di lain kesempatan.
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP

Deskripsi secara sederhana dari VLOOKUP adalah sebuah fungsi untuk mengambil data yang tersimpan secara vertikal dari suatu tabel berdasarkan kunci dan nomor baris. Untuk lebih memudahkan pemahaman kita ibaratkan bahwa fungsi VLOOKUP adalah lihat tabel secara vertikal. 

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP adalah untuk memudahkan pembacaan data tanpa pengulangan penulisan dengan data yang sama. Jika Anda kesulitan membuat fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP coba gunakan fungsi grup dalam penulisan dan input data.

Cara penulisan VLOOKUP dan HLOOKUP adalah =VLOOKUP (kunci,Tabel Data,Nomor Kolom,false). False dituliskan apabila kunci tidak terurut namun Anda juga bisa memasukan nilai 0 untuk mengganti false. 

Contoh yang paling mudah dalam penerapan fungsi VLOOKUP adalah gaji, penjualan, pembelian dan transaksi keuangan lainnya.

Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP

Fungsi Breaks Ms Word

Fungsi Breaks Ms Word

Section bisa diartikan sebagai kelompok, grup atau bagian. Dalam Microsoft Word terdapat beberapa Section. Dalam satu Page atau laman Microsoft Word terdapat beberapa bagian yang disebut manajemen file, untuk lebih memudahkan pemahaman, kita ibaratkan kita akan mencetak sebuah surat yang terdiri dari beberapa Section. Section pertama berupa landscape dan Section kedua berupa laman potrait. 

Normalnya, saat kita membuka Microsoft Word, itu artinya semua Page yang ada dalam Microsoft Word yang kita buka berada dalam satu komando atau satu perintah. Jika pada Page pertama kita membuat perintah A, maka secara otomatis Page kedua dan seterusnya akan berisi perintah yang sama. 

Lalu, bagaimanakah agar tiap-tiap Page berbeda komando, kita ibaratkan Page tersebut adalah satu barisan tentara yang sedang berbaris. Maka semua komando akan sama diterima oleh semua anggota  tentara tersebut, dalam Microsoft Word, untuk membedakan perintah agar tidak bisa diterima semua Page atau laman, maka dibuatlah Section.

Section adalah suatu bagian dalam Microsoft Word dimana penggunaannya memungkinkan kita melakukan naskah yang berbeda untuk masing-masing bagian pada halaman yang sama atau pada halaman yang berbeda. Perpindahan Section dapat dilakukan dengan cara menekan tombol Alt+ I, B. Maka akan terlihat seperti gambar dibawah 
Fungsi Breaks Ms Word

Atau dalam tool bar Anda bisa memilih menu Page Layout, kemudian pilih Breaks dan pada sub menu Breaks pilih Next Page. Jadi, yang paling berperan disini adalah Fungsi Breaks

Fungsi Breaks Ms Word

Nah, itu adalah cara awal Anda menyisipkan Section di setiap halaman Microsoft Word yang dibuka, selanjutnya setelah Anda melakukan perintah tersebut, maka perintah yang diterima untuk masing-masing halaman akan berbeda satu sama lainnya. Cukup sekian artikel bermanfaat ini saya sampaikan. 
Tutorial Microsoft Word 2010

Tutorial Microsoft Word 2010

Microsoft Word atau sering disingkat dengan Ms.Word merupakan salah satu program aplikasi yang termasuk ke dalam paket program Microsoft Office. Sebagai software Wordprocessor (Pengolah Kata) Microsoft Word termasuk aplikasi yang paling banyak digunakan dalam mengolah kata atau dokumen yang berkaitan dengan bidang perkantoran seperti membuat surat, membuat proposal, membuat tugas, membuat laporan bulanan atau buku kas, dan lain-lain.

Penggunaan Ms. Word yang sangat mudah dan fleksibel, sehingga program aplikasi ini sering digunakan untuk keperluan sehari-hari dan paling banyak digunakan oleh sekretaris, mahasiswa, pelajar, wartawan, dan pengguna komputer lainnya. Salah satu keistimewaan software buatan Microsoft Corporation adalah perintahnya yang konsisten (perintah dasar sama, walaupun versinya berbeda). Perbedaan yang cukup mencolok adalah dari segi tampilan layar. 
Tutorial Microsoft Word 2010

Pada Office 2010, sebuah menu akan dibagi menjadi beberapa grup. Perhatikan tampilan diatas, menu Home dibagi menjadi grup Clipboard, Font, Paragraph, Style dan Editing. Clipboard diartikan sebagai tempat dalam memori berfungsi untuk menampung hasil perintah copy, Cut, perintah paste. Pada dasarnya meng copy dari memori ke dalam layar. Font berisikan perintah untuk mengatur bentuk dan ukuran huruf serta warna dari huruf itu. Paragraph berisikan semua perintah dalam pengaturan sebuah Paragraph. Style berisikan model, bentuk ataupun format pengaturan sebuah paragraf. Style juga dapat didefinisikan sebagai format pengaturan sebuah paragraf yang diberi nama. Editing berisikan perintah untuk mencari dan mengganti kata atau kalimat. 

Pada bahasan terdahulu telah saya buat tentang Tutorial Belajar Microsoft Excel yang terdapat dalam dua bagian, yaitu bagian satu dan bagian dua. Tutorial belajar Microsoft Word ini adalah awal dari pengenalan saja, di lain kesempatan kita akan belajar secara tepat dan terperinci.